開好會(huì)議是管理的“硬道理”

　　曾經(jīng)有個(gè)段子調(diào)侃中國(guó)人開會(huì)：大會(huì)解決小問題，小會(huì)解決大問題；會(huì)下解決大問題，會(huì)上解決小問題；不開會(huì)解決大問題，開會(huì)解決小問題。就我觀察，在中國(guó)成千上萬的企業(yè)里面，能夠真正把會(huì)議開好的還真不多，很多會(huì)議要么像人民代表大會(huì)一樣一團(tuán)和氣，要么一言堂，總之形式大于內(nèi)容。我從下面幾個(gè)方面來分享一下我的心得和做法：

　　 一、主持人如何成功經(jīng)營(yíng)一場(chǎng)會(huì)議？

　　主持人是會(huì)議的靈魂人物，表現(xiàn)不佳會(huì)直接影響到會(huì)議質(zhì)量。

　　1、善于引導(dǎo)。把與會(huì)人員的注意力和發(fā)言，引導(dǎo)到討論的議題上。引導(dǎo)的較好辦法是發(fā)問，一會(huì)兒發(fā)出與題目有關(guān)的重要問題，引起未發(fā)言者的思考，精心設(shè)計(jì)，巧妙安排，不失大雅地打斷正作離題發(fā)言人的發(fā)言。同時(shí)，主持者要善于運(yùn)用不同意見引導(dǎo)大家把討論深入一步，激發(fā)想象力，把問題看得更清。

　　2、千萬不要搞專權(quán)制會(huì)議，個(gè)人說了算，要善于集思廣益。通常，主持者應(yīng)在大家充分討論后歸納正確的部分，作出完整的結(jié)論性意見，然而也可以在會(huì)議開始時(shí)先拋出事先準(zhǔn)備的方案，接著啟發(fā)大家發(fā)言，結(jié)尾再集中有關(guān)意見對(duì)方案加以修改補(bǔ)充。主持人除了傳達(dá)、宣布某項(xiàng)重要事情外，在會(huì)議上要少作、不作長(zhǎng)篇大論的發(fā)言，多作啟發(fā)、引導(dǎo)、鼓勵(lì)性的簡(jiǎn)短發(fā)言和插話。

　　3、討論問題最好是圓桌式的會(huì)議，不要專設(shè)主席席位，與會(huì)人員也最好交叉入座，不要在座位上劃分等級(jí)。

　　4、主持者要對(duì)會(huì)議的結(jié)果負(fù)責(zé)，除有專門規(guī)定按少數(shù)服從多數(shù)作出決定外以會(huì)議主持者的結(jié)論性意見為決定，因此主持者要對(duì)其負(fù)責(zé)，不能把會(huì)議集體討論作為逃脫個(gè)人責(zé)任的借口。

　　二。提高效率應(yīng)注意哪些問題

　　 細(xì)節(jié)決定成敗，提高效率更根本的還是要注意細(xì)節(jié)，下面我們提供了一些應(yīng)注意的事項(xiàng)：

　　 1、主持人在會(huì)前明確通知會(huì)議目的、程序、時(shí)間、地點(diǎn)，讓參會(huì)者有所準(zhǔn)備。正式會(huì)議，還要把議程發(fā)給參會(huì)者；

　　 2、明確要解決的問題，開門見山，直奔主題；

　　 3、及時(shí)開會(huì)。在得到重要情報(bào)或要求作出決策時(shí)應(yīng)立即召開，以保證有充分的時(shí)間采取行動(dòng)；

　　 4、支持人和參會(huì)者都要守時(shí)。如有遲到者，要有懲罰措施，比如像聯(lián)想規(guī)定的那樣，在會(huì)場(chǎng)當(dāng)眾站立幾分鐘；

　　 6、出席討論和決策的會(huì)議人數(shù)以5-7人為最佳。出席會(huì)議超過20人，只能通報(bào)情況或布置工作，更多的人只適合于報(bào)告會(huì)和表彰會(huì)；

　　 7、一般會(huì)議時(shí)間以一小時(shí)為宜，大型報(bào)告會(huì)也不應(yīng)超過兩個(gè)小時(shí)。生理學(xué)家認(rèn)為，腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點(diǎn)是一小時(shí)；

　　 8、會(huì)議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數(shù)服從多數(shù)的原則確定最后方案；

　　 9、會(huì)議要?jiǎng)?chuàng)造出一種寬松、坦誠(chéng)的氣氛，有利于思想的交流與溝通，提高會(huì)議效率；

　　 10、會(huì)議結(jié)束前要做總結(jié)，建議行動(dòng)方案，明確責(zé)任和規(guī)定期限。不能落實(shí)的會(huì)議是無效的。

　　三、企業(yè)如何檢查會(huì)議是否有效率？

　　評(píng)判會(huì)議效率好不好，同樣需要一定的考核標(biāo)準(zhǔn)。日本著名學(xué)者齋藤孝在《會(huì)議革命》一書中提出的評(píng)量表對(duì)我們有很好的借鑒意義，這也是我們公司考察會(huì)議效率并據(jù)此改進(jìn)的十五條重要參考指標(biāo)：

　　 1、是否有與會(huì)者分心（在桌上涂鴉或者打瞌睡）；

　　 2、會(huì)場(chǎng)中有人不提建議，卻一再批判別人的點(diǎn)子，做負(fù)面評(píng)論；

　　 3、出現(xiàn)一個(gè)人廢話連篇而其它人意興闌珊的情況；

　　 4、會(huì)議結(jié)束后才突然想到：今天的開會(huì)結(jié)論是什么？

　　5、明明參考信息都已完備，會(huì)議主席卻不做結(jié)論，而決定下次再討論；

　　 6、會(huì)場(chǎng)中有人還不知道開會(huì)目的；

　　 7、會(huì)開了半天，既無結(jié)論，也沒人提出新點(diǎn)子；

　　 8、與會(huì)人數(shù)太多，根本無法討論事情；

　　 9、發(fā)言品質(zhì)太差，沒有理性討論，只能比誰大聲；

　　 10、采取類似"宮中御前會(huì)議"作法，職位愈高的人座位愈靠近主席；

　　 11、沒有事先做摘要也沒有提供白板，討論變成泛泛空談；

　　 12、有一種"還沒開會(huì)就先有結(jié)論"的感覺；

　　 13、只要用e-mail就可完成報(bào)告與確認(rèn)的工作，卻大費(fèi)周章召集許多人一起開會(huì)；

　　 14、報(bào)告與資料說明耗時(shí)太久，討論重要事項(xiàng)的時(shí)間明顯不足；

　　 15、有人提出意見，就被批評(píng)"那你去做呀"，會(huì)場(chǎng)氣氛冷淡，沒有人愿意多言。

　　開會(huì)本身并不是如何復(fù)雜的事情，只要意識(shí)到位了，一個(gè)小秘書就可以把會(huì)議打理的相當(dāng)出彩。但是環(huán)顧周圍諸多企業(yè)，董事長(zhǎng)或者總經(jīng)理憑本能安排會(huì)議，效果卻大打折扣，說到底還是重視不足做事不專的緣故。一個(gè)管理者整天口不離戰(zhàn)略、使命和愿景，卻連一個(gè)會(huì)議都擺不平，這不是很好笑同時(shí)也值得深思的事情么？